Créer un meetup, mais quelle drôle d’idée !

Software Crafters Rennes Créer un meetup, mais quelle drôle d’idée ! Fanny KLAUK & Stéphane PHILIPPART REX de TADx, une façon de faire parmi tant d’autres !

MERCI !!!!

Fanny Klauk 🏷️ Accompagnatrice Agile & DevOps @Apside 🦄 🏷️ Co-creator of TADx (Tours Agile & DevOps experience) 📢 Agile Coach on the road 🚈 🐦 @klf37 🔗 https://klaukf.github.io/blog 🐙 https://github.com/klaukf/ 💬 https://www.linkedin.com/in/fanny-klauk/

Stéphane Philippart 🏷️ 🥑 DeveloperAdvocate@OVHCloud 🦄 🏷️ Co-créateur de TADx (Tours Agile & DevOps experience) 👨‍💻 Un dev dans les nuages ☁️ 🐦 @wildagsx 🔗 https://philippart-s.github.io/blog 🐙 https://github.com/philippart-s/ 💬 https://www.linkedin.com/in/philippartstephane/

Pour quoi venez-vous en meetup ou en conférence ?

La génèse … Pourquoi ? Et pourquoi pas ?

Back to 2019 🏷️ Architecte logiciel / DevOps @HarmonieMutuelle 🏷️ 7ème Product Owner d’une équipe de 5 développeurs

Un écosystème existant… mais incomplet ! Besoin de réseauter, discuter, se rassurer, comprendre… • Nécessité d’apprendre et de rencontrer des reférent·es • Avoir accès à ces ressources localement à Tours • Réorientation professionnelle Recherche de meetups autour de l’agilité et du DevOps • Docker, Java, JS, domotique, IA … 💡 Avant de vous lancer : vérifiez que le meetup n’existe pas déjà 😉 💡

Et si la solution était… de créer un meetup ? • Matériel nécessaire pour en arriver à cette conclusion : 🍺🥦 • Mais aussi : • Envie de partager • Envie de participer à la communauté des conférences et meetups • Participer à la vie associative de Tours 💡 Boire avec modération ! 💡 💡 Manger des crudités avec modération ! 💡 💡 Soyez sûr de votre motivation et de ce que cela implique dans votre vie 💡

Ou une conférence ? • Agile tour Tours ? AgileTour² ? Agile Les deux Tours ? • Le format conférence fait peur • Trop gros, trop d’investissements pour une première expérience • Préférence pour l’approche petits pas avec un meetup • Spoiler … la conférence on finira par connaître 😉 💡 Une conférence demande plus de moyens, plus de monde, plus d’organisation… 💡

La création du meetup … le livre dont tu es l’héroïne ou le héro !

Etude de marché, note de cadrage, expression de besoin, étude de faisabilité, estimation budgétaire, maquettage, … Le grand saut • De l’idée au passage à l’acte • Beaucoup de questions et très peu de réponses : • • • • Quel coût ? Quel lieu ? Le nombre de personnes ? Quel·les intervenant·es? • Beaucoup de doutes : l’agilité et le DevOps à Tours, est-ce une bonne idée ? 💡A défaut d’étude de marché, en parler [beaucoup] pour tester l’idée 💡 💡Il faut accepter de se lancer sans avoir réponse à tout 💡

Le POC * • Le déclic : possibilité d’organiser la première soirée à coût zéro • Salle prêtée (MAME Tours) • Budget soirée grâce à Palo-Altours • Et surtout … on a nos premiers intervenants ! • Celles et ceux qui nous font briller les yeux 🤩 • Les copains qui sont toujours prêts à nous dépanner 😉 💡Budget, speakers et lieu, les éléments de base pour se lancer 💡 * POC – Proof of concept

Concrètement : comment fait-on ? • Le nom … c’est important un nom !

Concrètement : comment fait-on ? • Le nom … c’est important un nom ! • L’identité visuelle • Tout le monde n’est pas graphiste 😅 • Merci Roxane Chan Pao 🙏

Concrètement : comment fait-on ? • Le nom … c’est important un nom ! • L’identité visuelle • Tout le monde n’est pas graphiste 😅 • Merci Roxane Chan Pao • On peut communiquer ! • Un email • Les réseaux sociaux • Un site Web / un CFP 💡Ne réinventez pas la roue, appuyez-vous sur l’expertise des autres💡

Scale up ! • Création de l’association : devenir autonomes financièrement et moralement • Démarches administratives • Association loi 1901 • constituer un bureau : une présidente et un trésorier • beaucoup de dossiers à remplir mais tout se fait sur Internet

Scale up ! • Création de l’association : devenir autonomes financièrement et moralement • Démarches administratives • Association loi 1901 • constituer un bureau : une présidente et un trésorier • beaucoup de dossiers à remplir mais tout se fait sur Internet • Banque & assurance • Avoir une carte et un RIB • Assurer le lieu et les personnes le soir du meetup • Sponsors : salle & financiers 💡Prendre le temps pour les démarches administratives 💡

Une saison à TADx Previously in TADx…

L’avant saison : booking • Les speakers • Break estival de 2 mois : liste d’envie + réponses aux CFP • Fin d’été / rentrée scolaire : premiers contacts • Les sponsors • Fin d’année : récapitulatif de l’année passée • Début d’année : demande de renouvellement / prospection 💡 Anticiper et organiser les choses à l’avance permet de se ”rassurer” 💡

Les speakers : sans iels pas de meetup ! • Comment s’y prendre ? • Partiper à beaucoup de conférences / meetups • Oser demander aux “stars” • CFP TADx • Essayer de les mettre le plus possible dans le confort : • • • • • • • Défraiement (venir parler doit coûter 0 ou s’en rapprocher) Les loger de manière convenable Les véhiculer tant que possible Possibilité de disposer d’un espace de co-working le jour J ou le lendemain Possibilité de disposer d’un espace de co-working le jour J ou le lendemain Possibilité de disposer d’un espace de co-working le jour J ou le lendemain … • Les speakers sont le centre de la soirée : un seul talk • Iels ont une grande liberté de sujet : déjà donné, nouveau, en test, …

Les speakers : sans iels pas de meetup ! • Comment s’y prendre ? • Partiper à beaucoup de conférences / meetups • Oser demander aux “stars” • CFP TADx • Essayer de rendre l’intervention la plus confortable possible : • • • • • Défraiement de la personne (venir parler doit coûter 0 ou s’en rapprocher) Logement et petit-déjeuner offert Possibilité de disposer d’un espace de co-working le jour J ou le lendemain Déplacements entre le logement et le lieu du meetup Possibilité de disposer d’un espace de co-working le jour J ou le lendemain • Les speakers sont le centre de la soirée : un seul talk • Liberté de sujet : déjà donné, nouveau, en test, … Anticiper et organiser les choses à l’avance permet de se ”rassurer”

Les speakers : sans iels pas de meetup ! • Comment s’y prendre ? • Oser demander aux “stars” • CFP TADx • Partiper à beaucoup de conférences / meetups • Essayer de rendre l’intervention la plus confortable possible : • • • • Défraiement de la personne (venir parler doit coûter 0 ou s’en rapprocher) Logement et petit-déjeuner offert Possibilité de disposer d’un espace de co-working le jour J ou le lendemain Déplacements entre le logement et le lieu du meetup • Les speakers sont le centre de la soirée : un seul talk • Liberté de sujet : déjà donné, nouveau, en test, … 💡 Vous êtes responsable du meetup : veillez à ce que les messages de vos intervenant·es soient en phase avec votre code de conduite 💡

Les sponsors : sans eux, pas de TADx ! • Essentiels pour accueillir les speakers dans des bonnes conditions • Essentiels pour avoir une soirée agréable pour les participant·es • Un contrat de sponsoring valable un an avec proposition de renouvellement à chaque fin d’année civile 💡 Avoir un soutien financier stable est primordial 💡

Les outils • Un Kanban avec Trello, simple mais efficace • Un set de micro sans fils et une webcam • OBS / Streamyard BALILA Double Micro Cravate sans Système Fil pour Android • Powerpoint / Google Slides Smartphone • Paint • Evenbrite • Un nom de domaine • Un site statique (Jekyll + GitHub actions + GitHub pages) https://github.com/topics/jekyll-theme • Les week-ends

Le jour J Un meetup, c’est comme la retraite, ça se prépare

Ça commence bien en amont ! • Premier contact avec la ou le speaker • • • • Faire connaissance et en profiter pour présenter TADx Echanges autour du sujet Explication de comment se déroule le meetup Liste des entrants nécessaires (abstract, comptes réseaux sociaux, …) • Sécurisation de la date • Avec la ou le speaker • Avec le sponsor salle (MAME) 💡 Date, salle et sujet : les trois piliers 💡

J-15 (à une vache près) • Réservation de l’hôtel • Création des contenus • Slides • Eventbrite • Site • Premières communications • MAME • réseaux sociaux • sponsors 💡 Lier des habitudes avec des entreprises locales facilite la préparation récurrente 💡

J-7 : l’excitation monte • Communication “en masse” • X, Linkedin, Facebook, Instagram, parfois mails • Important car le seul moyen d’exister • Courses pour l’après meetup • Pas d’alcool … mais du sucre ! (beaucoup trop…) 💡 On ne communique jamais trop 💡

Ça y est ! C’est ce soir ! • • • • • • • • Check du voyage de l’intervenant·e Préparation sac : techniques, communication et repas Récupération de l’intervenant·e à l’hôtel Préparation de la salle, affichage et tests techniques (micro, écran, captation) Accueil des participant·es Commande des pizzas Et bien sûr … talk ! Pizzas & papotages 💡 Mettre l’intervenant·e dans les meilleures conditions possibles💡

L’après meetup • Remboursement de l’intervenant·e • Communication des remerciements • Post production vidéo • Communication vidéo 💡 La captation est un plus et non une obligation💡

goto début ;

Quelques anecdoctes Parce que la vie n’est pas un long fleuve tranquille…

Une histoire de timing… • Octobre 2019 : premier meetup • Novembre 2019 : deuxième meetup grosse grève nationale • Mars 2020 … dernier meetup IRL * • • • • Bascule immédiate sur Zoom Quelques refus mais une grande majorité nous suit Plus belles ”audiences” Garde le contact avec notre communauté • Octobre 2021 : retour IRL * • Pass sanitaire, organisation à adapter • Plaisir de voir que beaucoup nous suivent toujours * IRL – In Real Life

De l’agilité • Les problèmes de transport • Les problèmes de maladie • Les annulations pour cause de “piscine”

Inception : notre meetup chez les autres • BOF Devoxx France 2022 • Tremplin de Speakers 2022 avec Craft Records pour le Camping des speakers 2022 • Touraine Tech 2023 • Software Crafters Rennes ❤️

En résumé, créer un meetup c’est ….

💡 Tips à retenir 💡 Avant de vous lancer : vérifiez que le meetup n’existe pas déjà 😉 Soyez sûr de votre motivation et de ce que cela implique dans votre vie. Une conférence demande plus de moyens, plus de monde, plus d’organisation… A défaut d’étude de marché, en parler [beaucoup] pour tester l’idée. Il faut accepter de se lancer sans avoir réponse à tout. Budget, speakers et lieu, les éléments de base pour se lancer. Ne réinventez pas la roue, appuyez-vous sur l’expertise des autres. Prendre le temps pour les démarches administratives. Anticiper et organiser les choses à l’avance permet de se ”rassurer”. Vous êtes responsable du meetup : veillez à ce que les messages de vos intervenant·es soient en phase avec votre code de conduite. Avoir un soutien financier stable est primordial. Date, salle et sujet : les trois piliers. Lier des habitudes avec des entreprises locales facilite la préparation récurrente. On ne communique jamais trop. Mettre l’intervenant·e dans les meilleures conditions possibles. La captation est un plus et non une obligation.